Ngày nay, Year End Party càng trở nên phổ biến và cần thiết đối với hầu hết mọi tổ chức hay doanh nghiệp vì tập thể thành viên tiến bộ luôn là linh hồn của một tổ chức phát triển vững mạnh. Để thực hiện Year end party được thành công trọn vẹn, bạn cần phải nắm rõ những lưu ý khi tổ chức. Cùng dulichocean.vn tìm hiểu những điều cần lưu ý khi tổ chức Year End Party cho tổ chức, doanh nghiệp nhé!

1. Year End Party là gì?

Year End Party (YEP) hay tiệc tất niên là tên gọi cho một sự kiện thường niên được các tổ chức hoặc doanh nghiệp thực hiện vào dịp cuối năm dành cho toàn thể thành viên của tổ chức, hoặc có cả khách mời đối tác đã cùng đồng hành.

Year End Party là sự kiện thường niên cần thiết cho hầu hết mọi doanh nghiệp.

1. Vì sao cần phải lưu ý khi tổ chức Year End Party?

Cần lưu ý khi tổ chức Year End Party vì đây là dịp duy nhất trong năm cùng nhau ôn lại những gì đã diễn ra trong không khí chung thân thiện, gần gũi. Bên cạnh đó, công ty nên cùng rút ra kinh nghiệm và hướng đến mục tiêu mới trong chặng đường sắp tới.

Year End Party như lời cảm ơn gửi đến những người cộng sự và khách hàng. Phải thật sự lưu ý khi tổ chức Year End Party vì thông qua sự kiện, tổ chức hoặc doanh nghiệp có thể khẳng định được dấu ấn riêng, nêu cao được văn hóa của tổ chức. Hơn hết, toàn thể thành viên sẽ được tôn vinh và trân trọng, thêm tin tưởng và hết mình với công việc.

Year End Party là cơ hội gặp gỡ và giao lưu để thấu hiểu nhau hơn giữa Ban lãnh đạo và các thành viên khác.

Vì thế, Year End Party là một phần không thể thiếu của các tổ chức và doanh nghiệp, cần được lưu ý khi tổ chức để thực hiện một cách chỉn chu, hoàn thiện nhất.

1. Những lưu ý khi thực hiện tổ chức Year End Party

Để việc tổ chức được diễn ra thuận lợi và có được một sự kiện thành công tốt đẹp, chúng ta cần lưu ý khi tổ chức Year End Party một số vấn đề sau:

• Mục tiêu chính là lưu ý hàng đầu khi tổ chức Year End Party

Để thực hiện tổ chức buổi tiệc cuối năm thật thành công, việc lưu ý đầu tiên là lập nên một kế hoạch hoàn chỉnh với mục tiêu rõ ràng, cụ thể.

Khi có thể trả lời được những câu hỏi: Mục tiêu chính của sự kiện YEP lần này là gì? Đối tượng tham dự chính gồm những ai?… bạn sẽ lập tức những định hướng cho việc tổ chức YEP sẽ được hình thành và việc cần làm tiếp theo là thực hiện đúng theo kế hoạch đã đề ra.

• Lưu ý tính chất nhất quán và không khí chung của cả sự kiện

Dựa vào những mục tiêu đã đề ra, chúng ta cần lưu ý tổ chức bữa tiệc cuối năm với một tính chất nhất định như: bữa tiệc tri ân cho những đối tác, hay tiệc tôn vinh cho những thành viên đã gắn kết lâu năm,…

Về mood của tổng thể sự kiện, có thể là bầu không khí ấp cúng, gần gũi và thân thiện, hoặc một bữa tiệc sôi động, “quẩy hết chất riêng”,… Điều này cũng cần tính nhất quán trong xuyên suốt thời gian diễn ra.

• Ngân sách – lưu ý khi tổ chức Year End Party quan trọng nhất

Thận trọng cân nhắc và ghi chú về ngân sách cho bữa tiệc Year End Party

Vấn đề kinh phí luôn là điều không thể bỏ qua khi nói về những điều lưu ý khi thực hiện tổ chức Year End Party cuối năm. Quy mô của sự kiện và những hoạt động sẽ diễn ra trong chương trình sẽ phụ thuộc hoàn toàn vào kinh phí tổ chức. Hãy lưu ý và cân nhắc thật kỹ nhé!

Ngoài ra, chúng ta có thể mời thêm những sự hỗ trợ tài chính từ các đối tác đang cần quảng bá thương hiệu để có thể tiết kiệm được chi phí tổ chức.

• Xây dựng ý tưởng độc đáo, concept ấn tượng – điều tạo nên sự khác biệt

Một lưu ý khác khi tổ chức YEP cũng không kém phần quan trọng, đó là xây dựng ý tưởng, concept và ý nghĩa cho sự kiện. Một bữa tiệc YEP được xem là thành công khi để lại được dấu ấn trong lòng người tham dự. Thay vì sử dụng những format sự kiện cuối năm đã quá cũ và cứng nhắc, chúng ta có thể thử để xuất những ý tưởng xây dựng chương trình một cách mới lạ và hiệu quả?

Concept ấn tượng sẽ để lại những kỉ niệm khó quên trong lòng người tham dự. Một số sự kiện cuối năm có những quy định về dresscode cũng có thể làm cho concept bữa tiệc thêm phần thú vị.

• Lưu ý : Ban tổ chức cần thông báo rõ ràng về quy định dresscode trong thư mời nhé!

• Thời gian và địa điểm – khó khăn khi tổ chức Year End Party

Thời gian và địa điểm hợp lý sẽ tăng giá trị cho buổi tiệc Year End Party của bạn

Lựa chọn được một khoảng thời gian đẹp và thoải mái cho tất cả mọi người tham dự vào dịp cuối năm là điều không phải dễ dàng. Số lượng khách mời tham dự cũng sẽ ảnh hưởng đến địa điểm được chọn cho việc tổ chức. Vì thế, công ty nên thống nhất về thời gian và địa điểm trước khi tổ chức YEP

Địa điểm và khung thời gian tổ chức sẽ phục thuộc một phần vào concept và mục tiêu mà sự kiện hướng tới trong những lưu ý khi tổ chức YEP đã được nhắc đến ở trên.

• Lưu ý về thiết kế nội dung khi tổ chức: phải thật khéo léo và chỉn chu

Những lưu ý khi tổ chức Year End Party không thể không nhắc đến việc thiết kế nội dung cho sự kiện. Những nội dung chính có trong sự kiện cần được chuẩn bị thật kỹ lưỡng và được duyệt trước với những thành viên trong Ban tổ chức.

Việc chúng ta khéo léo lồng ghép những thông tin đúng với mục tiêu kế hoạch đề ra, tổ chức các hoạt động để tạo không khí vui tươi cho sự kiện,… sẽ là điểm nhấn vô cùng ý nghĩa khi sự kiện được diễn ra.

• Quà tặng là lưu ý để tạo nên thành công khi tổ chức Year End Party

Đây là một bí kiếp để tạo nên thành công cho buổi Year End Party của bạn đấy!

Một món quà lưu niệm nho nhỏ như: bút, kỉ niệm chương,… được gửi đến những người tham dự sẽ giúp kỉ niệm về buổi tiệc tất niên được lưu giữ lâu hơn và cũng làm vui lòng những người khách mời vinh dự.

Khi tổ chức Year End Party, quà tặng thật sự hữu ích để thêm sự gắn kết và nâng cao tinh thần làm việc.

• Phương án dự phòng – lưu ý không thể thiếu khi tổ chức Year End Party

Mọi sự sắp xếp đều có thể xảy ra sai sót; vì thế, chúng ta luôn cần chuẩn bị một phương án dự phòng cho những rủi ro bất ngờ có thể xảy ra trong suốt buổi tiệc. Những rủi ro có thể là dự trù kinh phí, rủi ro về khách mời, về nội dung hoạt động,…

Khi đã lập bảng kế hoạch về những phương án giải quyết sự cố bất ngờ để không làm gián đoạn hoặc ảnh hưởng quá nhiều đến sự kiện, chúng ta có thể yên tâm hơn nhiều rồi!

Trên đây là những lưu ý hữu ích cho việc tổ chức Year End Party vào dịp cuối năm. Bên cạnh những buổi tiệc mang phong cách truyền thống, với không gian kín đáo và ấm cúng, chúng ta có thể tạo nên điều mới lạ bằng những bữa tiệc Year End Party ngoài trời, tại nhiều địa điểm thú vị hay những phong cách tổ chức độc đáo khác. Bạn sẽ tìm thấy rất nhiều sự lựa chọn ưng ý về buổi Year End Party cho tổ chức hay doanh nghiệp phù hợp với định hướng đã đề ra tại dulichocean.vn.

Công ty TNHH TMDV Du lịch Ocean là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực du lịch và sự kiện. Ocean tự tin rằng với một kế hoạch hoàn chỉnh sẽ giúp bữa tiệc Year End Party của bạn thành công trọn vẹn, gắn kết chặt chẽ các thành viên và cả đối tác, để lại dấu ấn đặc biệt đối với mỗi người tham dự, hoàn thành được những mục tiêu và dự định đã đề ra.

Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ:

Công ty TNHH TMDV Du lịch Ocean

Address: 1/23 Nguyễn Văn Dung, Phường 6, Quận Gò Vấp, TP. HCM

Phone: 028.62959568 – 0901455986 (Mr.Ty)

Email: Info@dulichocean.vn

Website: https://dulichocean.vn/